Gemeinde Horgen

Das Ortsbildarchiv – gestern und heute

Das Ortsbildarchiv wurde in den 1950er Jahren von Ernst Gattiker, Mitglied des Natur- und Vogelschutzvereins sowie Mitbegründer der Natur- und Heimatschutzkommission, gegründet. Ernst Gattiker begann in der Gemeinde Horgen, aktiv Fotos zu machen, sowohl von schönen alten Gebäuden und bedeutenden Ereignissen als auch von der Natur. Irgendwann kam die Reprofotografie dazu, da ihm aus dem Bekanntenkreis Fotos vergangener Jahrzehnte anvertraut wurden und er diese auch ins Archiv übernehmen wollte. Die Bilder wurden auf Karten geklebt, mit den entsprechenden Informationen versehen und anschliessend entsprechend der Lage im Planquadratsystem des Horgner Ortsplans geordnet.

Bis 2008 wurde das Archiv in aufwendiger Handarbeit analog geführt. Ab 2008 machte sich Hans Erdin, der heutige Ortsbildarchivar, dafür stark, die nahezu 29 000 analogen Bilder auf A6-Kärtchen inkl. dazugehörender Texte zu digitalisieren. Man entschied sich für eine in der Handhabung relativ einfache und schnelle FileMaker-Lösung mit dem Ruf einer starken Datenbank, die platzmässig nicht einschränkt.

Nach der Digitalisierung der Bilder und einem massiven Ausbau des Bildarchivs wurde es wiederum Zeit für eine neue Lösung. Hans Erdin nahm das Bedürfnis wahr, diese enorme Sammlung an historischem und aktuellem Bildmaterial einer breiten Öffentlichkeit online zugänglich zu machen.

Ausschlaggebend war in erster Linie, dass externe und interne Anfragen nach Bildmaterial für Hans Erdin jedes Mal einen enormen Arbeitsaufwand bedeuteten. Bilder mussten nach den Kriterien der anfragenden Person gesucht, in ein PDF gepackt und via Excel-File beschrieben werden. Meist gab es Rückfragen mit präziseren Suchkriterien, nach denen erneut Bilder gesucht werden mussten, usw.

Da auch die Gemeindeverwaltung Horgen für ihre Bilder und weiteren Assets nach einer DAM-Lösung Ausschau hielt, entschied man sich, Synergien zu nutzen. Eine Lösung sollte alle Bedürfnisse abdecken und möglichst schnell online gehen können.

Ein weiterer wichtiger Faktor beim Entscheid für eine neue Systemlösung war zudem, neben dem freien Zugang zu Bildmaterial gleichzeitig die Themen Datenschutz und Copyright zu regeln. Da öffentliche Verwaltungen strengen Richtlinien unterliegen, war es auch sehr wichtig, eine DAM-Lösung mit Hosting in der Schweiz zu finden.

34 000 Bilder für die Öffentlichkeit

Die n c ag überzeugte die Gemeinde Horgen im Evaluationsprozess zum einen mit der DAM-Lösung myASSETS und zum anderen auf der persönlichen Ebene. In den Worten von Hans Erdin: «Ein gutes Produkt, einfach im Handling und in der Schweiz gehostet, sowie ein Projektteam, das das Publishing-Business von der Pike auf kennt. Wir fühlten uns von Anfang an aufgehoben und das Gesamtpaket war stimmig.»

Die Plattform myASSETS ist heute so eingerichtet, dass sich die User entsprechend ihren im System hinterlegten Rollen und Rechten bewegen und agieren können. In der Rollenmatrix wurden Nutzerprofile, wie öffentliche User, Power-User, Administratoren und Mitarbeitende, erfasst. Für die Gemeinde Horgen spezifische Bereiche wie Ortsbildarchiv, Kunstobjekte, Chronik und allgemeine Bilder bilden Pools. Je nach ihrer User-Rolle sehen die Nutzer die ihnen zugewiesenen Pools. Die einzelnen Pools sind eigentlich eigene DAM-Lösungen innerhalb der Gesamtlösung. Mitarbeitende der Gemeinde Horgen können mit einem Single Sign-on einloggen, die öffentlichen User brauchen kein Passwort. Sie können einfach unter dam.horgen.ch zugreifen.

Professionelle und kollegiale Projektzusammenarbeit

Vom ersten Treffen an fand ein reger und gut funktionierender Austausch zwischen den beiden Projektteams der Gemeinde Horgen und der n c ag statt. Daher ist es nicht verwunderlich, dass das Projekt sehr schnell gestartet, umgesetzt und live geschaltet werden konnte.

In der Vorbereitungsphase definierten der Projektverantwortliche aus Horgen und der Projektleiter der n c ag die wichtigsten Datenfelder der FileMaker-Datenbank, die in myASSETS übernommen werden sollten. Einige wurden 1:1 übernommen, andere mussten umbenannt oder neu hinzugefügt werden.

Die weiteren Projektanforderungen wurden von der n c ag ebenfalls aufgenommen und umgesetzt, die Umsetzung dann an die Gemeinde Horgen zurückgespielt für das Testen, darauf bei der n c ag nochmals angepasst. Nach der ersten Testmigration gab es noch einzelne Anpassungen und Optimierungen. Die zweite Testmigration verlief weitestgehend perfekt, die komplette Migration der Bilder konnte erfolgen. Zur Freude aller wurde das neue Online-Ortsbildarchiv, nach nur drei Monaten Projektzeit, bereits am 26.12.2025 live gestellt.

Mehr Zeit fürs Wesentliche dank Einsatz von myASSETS

Seit Liveschaltung des Online-Portals ist der Aufwand für die Mitarbeitenden des Ortsbildarchivs bei der Herausgabe der Bilder drastisch gesunken. Er liegt heute nahe bei null. Die Kunden, im Falle der Gemeinde Horgen Einwohnerinnen und Einwohner oder Ämter, sind heute in der Lage, selbständig nach Bildmaterial zu suchen. Sie können jederzeit mit einfachen Suchbegriffen oder im Expertensuchmodus ein rund 34 000 Bilder umfassendes Online-Archiv durchstöbern und sind dementsprechend begeistert.

Ein weiterer Gewinn ist die Georeferenzierung von Assets und die im System integrierte Kartenansicht. Ist etwa das Bild eines Gebäudes mit den dazugehörenden Koordinaten im System abgelegt, zeigt der in myASSETS integrierte Ortsplan automatisch den dem Objekt zugewiesenen Standort. Optimal für Nutzer, die mit ortsbezogenen Informationen arbeiten.

Für die Zukunft wünscht sich der Ortsbildarchivar Hans Erdin einen noch stärkeren Einsatz von KI. Damit Bilder mithilfe von KI über Erkennungsmerkmale noch schneller gefunden und einfacher bzw. automatisch georeferenziert  und auf der Karte angezeigt werden können. Denn schliesslich sind die richtigen Tools und effiziente Suchfunktionen, die die Nutzer schnell zum Resultat führen, das A und O einer DAM-Lösung.

Ein Thema für die Zukunft ist auch der Ausbau des Hilfebereichs zu einem Kundencenter. Die Portalnutzer sollen bestmöglich mit audiovisuellen oder klassischen FAQ-Hilfestellungen durch den Suchprozess geführt werden. Immer mit dem Ziel, dass sie in kurzer Zeit selbständig die gewünschten Suchresultate finden.