Erst wenn «Just in Time» für alle stimmt, dann kommt es gut!

Als Berater sei man zuallererst dem Kunden verpflichtet, der einem gerne das eine oder andere zusätzliche Versprechen abringe – ein Versprechen, das man dann als Verantwortlicher für die Produktion einzulösen habe. Ein Thema seien ständig kürzere Termine. Die Produktionszeiten hätten inzwischen ein Tempo erreicht, das mit dem digitalen Zeitalter in schier inflationärem Masse zugenommen habe. Mit den neuen Technologien sei zwar immer mehr in immer kürzerer Zeit machbar geworden, doch vergesse man dabei gerne, dass es nach wie vor der Mensch sei, der das Tempo vorgebe. Der Mensch sei in diesem Prozess das langsamste Glied in der Kette. Für ihn habe das digitale Zeitalter zwar vieles leichter gemacht, die Arbeitsprozesse hätten sich zeitlich auch verkürzt, aber er, der Mensch, sei deswegen nicht schneller geworden. Wenn etwas das theoretisch machbare Tempo ausbremse, so sei es der Mensch.

Ein Gespräch mit Thomas Kreindl in 2018, Beratung und Produktion – n c ag Urdorf – Thomas Gysin

Ein gutes Zeitmanagement sei für einen termingerechten Produktionsablauf unerlässlich. Allerdings müsse man damit einen subtilen Umgang pflegen, damit nichts aus dem Lot gerate. Druck erzeuge Gegendruck. Wer unnötig Tempo mache, laufe Gefahr, dass Fehler passieren, Fehler, die wiederum Zeit kosten. Eine zu zögerliche Planung sei allerdings ebenfalls nicht angesagt, sie rufe geradezu den Schlendrian auf den Plan. Man neige dann dazu, Arbeitsschritte auf die lange Bank zu schieben und gerate so in Zugzwang. Und wer jeweils erst auf dem letzten Drücker agiere, vernachlässige mit hoher Wahrscheinlichkeit die Qualität. Zu schnell sei eben genau so schlecht wie zu langsam. Auf beide Arten entstünden Fehlerquellen und Qualitätsverluste, die im gesamten Arbeitsprozess unter dem Strich Mehrkosten verursachen.

Mit der Zeit gesund haushalten

Als Berater stehe man in direktem Kundenkontakt. Man nehme die Vorgaben und Wünsche auf. Im Dialog würde man gemeinsam die Rahmenkonditionen erörtern, den Produktionsablauf besprechen und schliesslich einen verbindlichen Terminplan aufsetzen. Im gesamten Produktionsprozess gebe es viele Arbeitsstufen, die man zeitlich fest einkalkulieren könne – dazu gehören die technischen Abläufe, bei denen sich das Restrisiko auf eine mögliche Panne reduzieren liesse. Andere Arbeitsschritte wiederum seien völlig vom Menschen abhängig, und zwar sowohl auf Kunden- wie auf Betriebsseite. Der Mensch sei zwar nicht pannenanfälliger als die Technik, aber als mitdenkendes Individuum könne er jederzeit in einen Arbeitsprozess eingreifen und damit auch den Zeitplan verzögern. Als Beispiel sei hier eine inhaltlich relevante Anpassung seitens des Kundens erwähnt – eine Autorkorrektur in Bild und/oder Text aufgrund einer Angebotsänderung – oder eine inhaltliche Fehlererkennung seitens des Betriebs, was wiederum zu einer Rücksprache mit dem Kunden führe und eine Neubeurteilung verlange. Beides brauche Zeit. Zeit, die es in einer Planung in Form einer Reserve zu berücksichtigen gelte.

Zwischen Hammer und Amboss

Grundsätzlich müsse ein Terminplan so straff wie möglich gehalten werden. Ohne Wenn und Aber. Trotzdem brauche es wenig, was eine Zeitverzögerung verursachen könne. Oft reiche eine Unaufmerksamkeit, um im Zeitplan zurückzufallen. Das liesse sich dann erst in einer darauf folgenden Arbeitsstufe mit etwas mehr Tempo wieder wettmachen – oder aber es ginge zulasten der betroffenen Arbeitsstufe in Form von Überstunden.

Gut sei das nie, fügt Thomas Kreindl schmunzelnd hinzu, denn als Produktionsleiter fühle man sich da wie zwischen Hammer und Amboss, weil man gleichzeitig zwei Seiten verpflichtet sei: dem Kunden und dem Team im eigenen Betrieb.

Transparenz und kollegiale Kommunikation

Den Job sehe er jeden Tag von Neuem als Herausforderung. Das Schöne daran sei, dass man die Verantwortung nicht als Dauerlast wahrnehme, sondern eher als sportliche Challenge. Mit einer vorausschauenden Planung liessen sich unnötige Stresssituationen vermeiden. Dazu gehöre in erster Linie ein für alle Beteiligten faires Timing, das rechtzeitig kommuniziert und während des gesamten Arbeitsprozesses jederzeit einsehbar sei. Eine klare und kollegiale Kommunikation mit allen Beteiligten sei eine weitere Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf. Diese Transparenz schaffe schliesslich Vertrauen und Sicherheit in diese Arbeitskette, in der ein Geben und Nehmen Selbstverständlichkeit sein müsse.

Ein präzises Timing wie bei der Flugsicherung: gleichzeitig ein halbes Dutzend Starts und Landungen

Ein gutes Timing sei erst dann ein gutes Timing, wenn alle Beteiligten damit die Möglichkeit erhalten, ihr ganz persönliches Timing zu planen!

Bei der n c ag würden oft ein gutes Dutzend Projekte zeitgleich in mehreren Produktionsphasen von ein und derselben Arbeitskette bearbeitet. Wenn beispielsweise von einem Kunden jede Woche ein Druckerzeugnis herausgegeben werde, so würde die Nummer eins soeben ausgerüstet, abgepackt und verschickt werden, während Nummer vier vielleicht erst im Layout stecke, Nummer drei in der Übersetzung und Nummer zwei in der Phase des «Gut zum Druck». Das sei enorm spannend und töne ziemlich stressig – sei es aber nicht. Denn alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Team wüssten, wann sie womit konfrontiert würden, welche Arbeit auf sie zukomme, wann diese abgeliefert werden müsse – und das, wie in diesem illustrierten Fall, jeweils einen Monat im Voraus. So einen Arbeitsplatz wünsche man sich doch: alles für alle «Just in time».