Die Einbindung von KI wird den Nutzen von PIM-Systemen erhöhen

Die Idee von Crossmedia-Publishing via PIM-System besteht darin, Informationen jeder Art zu jeder Zeit an jedem Ort in einer zielgruppen- und in einer nutzungsgerechten Form bereitzustellen. Das System umfasst dabei die gesamte digitale Prozesskette. Worauf es ankommt, erläutert Mike Spoerri, COO, n c ag.

Ein Bericht der Marketing & Kommunikation, August 2019 – Sabine Flachsmann

MK: Herr Spoerri, wie bereit ist der Markt für den Einsatz von PIM-Systemen und wo sehen Sie in diesem Zusammenhang die Hürden, die es noch zu bewältigen gilt?
Mike Spoerri: Die meisten Unternehmen, die Produkte verkaufen und bereits über Informationen verfügen, benutzen schon solche Systeme für die Verwaltung, Pflege und Verteilung von Content resp. Produktinformationen. Zahlreiche Firmen haben jedoch veraltete Systeme im Einsatz, deren Funktionalität begrenzt ist. Das Problem liegt vielfach in der Strukturierung der Informationen. Sie werden leider oft noch in unterschiedlichen Systemen gepflegt und müssen strukturiert in ein PIM-System eingefügt werden. Hier gibt es immer wieder Stolpersteine und Leerläufe.

MK: Welche Anforderungen stellen Anwender an ein PIM-System und welche Bedeutung kommt dem Handling zu?
Spoerri: Der wohl wichtigste Punkt ist die Userfreundlichkeit, d.h. das einfache Bedienen und Handling. Ist die Benutzung kompliziert, kann das dazu führen, dass das Tool von den Usern nicht akzeptiert oder nur widerwillig verwendet wird. Darüber hinaus gibt es weitere Voraussetzungen, die ein erfolgreiches System ausmachen. Das sind z.B. Stabilität und Schnelligkeit, denn Anwender verlieren erfahrungsgemäss sehr rasch die Geduld, wenn es nicht läuft. Das Screendesign muss ausserdem benutzer- und rollenspezifisch sein. Auf dem Bildschirm sollten Nutzer deshalb nur sehen, was sie erfassen und wofür sie verantwortlich sind. So bleibt das User Interface schlank und die Anwender können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren. Wichtig ist auch eine Schnittstelle zum ERP-System, damit Grunddaten automatisch ins PIM-System einfliessen bzw. das System mit zusätzlichen Daten aus dem Marketing angereichert werden kann. Ebenfalls von Bedeutung sind Workflow-Steuerung inkl. Benachrichtigungen, damit jeder weiss, was zu tun ist. Ein Beispiel dafür ist, dass der Übersetzer die Information erhält, dass der Text ihm zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung steht.

MK: Wo sehen Sie die Herausforderung bei der Implementierung eines PIM-Systems und was gilt es hier anwenderseitig zu beachten?
Spoerri:  Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die grösste Herausforderung im Projektmanagement liegt. Auf Kundenseite sollten den Mitarbeitenden genügend Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen, um ein solches Projekt zu führen und zu koordinieren. Eine Implementierung, die neben dem Tagesgeschäft läuft, funktioniert in der Regel nicht. Eine Möglichkeit ist auch, mit externen Beratern zu arbeiten. Trotzdem kann auf Mitarbeitende aus dem eigenen Unternehmen nicht verzichtet werden. Vielfach ist es dann schwierig, die wichtigsten Personen an einen Tisch zu bringen, was zu Mehraufwand und Verzögerungen im Terminplan führen.

MK: Sie haben die Mitarbeiterseite angesprochen. Wie sieht es bei den Produktinformationen aus, müssen diese in qualitativer Hinsicht aufbereitet sein?
Spoerri: Vernachlässigte, verstreute, unstrukturierte und nicht vorhandene Produktinformationen können ein Problem sein. Solche Informationen müssen dann in qualitativer Hinsicht überarbeitet und angereichert werden, was oftmals zu unvorhergesehenen Schwierigkeiten und zu einer Zeitverzögerung führt. Wir haben gute Erfahrungen gemacht, wenn Erwartungen und Anforderungen der Kunden schon in der Anfangsphase kommuniziert wurden. Was geht, was geht nicht, was ist wichtig und was weniger wichtig, was ist essenziell und was ist nice-to-have! Missverständnisse lassen sich so vermeiden. Auch eine frühzeitige Integration von externen Dienstleistern und Partnern ist von Bedeutung, damit Anforderungen und Schnittstellen definiert werden können.

MK: Was macht ein erfolgreiches PIM-System aus?
Spoerri: Ein PIM-System ist dann erfolgreich, wenn die Anwender im täglichen Umgang und mit der Verwaltung ihrer Daten im System zufrieden sind und sich mit einer solchen Anwendung Zeit einsparen lässt. Somit ist die Lösung akzeptiert und die Verteilung von Information gewährleistet. Und – das System muss einfach und kostengünstig erweitert und an neue Bedürfnisse angepasst werden können.

MK: Welche Entwicklungen stellen Sie in diesem Bereich (PIM-Systeme) fest?
Spoerri: Es gibt derzeit verschiedene Themen, die bei der Weiterentwicklung von PIM-Systemen im Fokus stehen. Das betrifft vor allem den automatischen Ablauf der verschiedenen Prozesse, z.B. Ein- und Ausgabe von Informationen. Der Einbindung von künstlicher Intelligenz kommt zunehmend Bedeutung zu. Ein Beispiel ist die automatische Bilderkennung, d.h. ein Bild wird durch das System dem zugehörigen Text zugewiesen. Auch die automatische Übersetzung spielt in diesem Zusammenhang eine Rolle. Die Ergebnisse waren bisher nicht immer befriedigend, aber auch an diesen Lösungen wurde in der letzten Zeit viel verbessert. Der Hauptvorteil bei der Nutzung künstlicher Intelligenz liegt in der Einsparung von Personalkosten und Zeit. Trotzdem werden auch in Zukunft weiterhin Personen notwendig sein, die das Produkt pflegen und Abläufe kontrollieren.