Erst wenn alles nach Fahrplan läuft und im grünen Bereich ist, hat sich das dafür verantwortliche Management richtig organisiert

Die Organisation habe viele Gesichter. Für die einen sei sie eine Art Agenda oder ein Rezeptbuch für festgelegte Arbeitsabläufe mit Dos and Don’ts, einem klaren und schrittweisen Vorgehen, an das man sich nur halten müsse, damit alles seinen Weg ginge, sorglos, ohne grossen Aufwand und ganz komfortabel. Für andere wiederum sei sie ein bürokratisches Konstrukt mit strengen Hierarchien, eine eher unbequeme Guideline, an die man sich zu halten habe, wenn nicht, gebe es Ärger. Beides sei so beschrieben eine etwas gar einfache Betrachtungsweise. Jedes gut funktionierende Unternehmen brauche eine Organisation, und zwar eine ziel- und lösungsorientierte. Diese sei solide strukturiert, mit logischen, unbürokratischen Abläufen und biete innerhalb klar signalisierter Leitplanken genügend Freiraum zum Mitdenken und zur Übernahme von Eigenverantwortung. Ziel sei es dabei, Projekte gemeinsam effizient und erfolgreich zu realisieren.

Ein Gespräch mit Irene Aeppli in 2018, Projektmanagement und Beratung – n c ag Urdorf – Thomas Gysin

Wenn man morgens zur Arbeit käme und bereits wisse, wie sich der Tagesablauf gestalte, sei dies gewissermassen beruhigend, man beginne stressfrei, sei damit effizienter, die Arbeit mache Freude. Die Verantwortungsbereiche seien klar zugeordnet, das Arbeitsziel und Timing vorgegeben. In einem Team sei dies besonders wichtig, weil man so auch voraussetzen dürfe, sich auf alle Beteiligten verlassen zu können. Dazu brauche es allerdings ein cleveres Projektmanagement.

Ein effizientes Zeitmanagement darf Qualität und Sicherheit nicht wegrationalisieren.

Je präziser der Ablauf eines Projekts organisiert werde, desto feinfühliger müsse man vorgehen und die einzelnen Schritte sorgsam planen. Es sei ein Trugschluss, zu glauben, ein knappes Timing und nahtlose Verknüpfungen seien mit einem effizienten Vorgehen vereinbar. Bereits eine geringe Zeitverzögerung in einem einzigen Arbeitsschritt vermöge so eine Kettenreaktion auszulösen und in Folgeschritten ein zu hohes Tempo zu fordern. Qualität und Sicherheit seien damit gefährdet, die Fehleranfälligkeit unberechenbar hoch. Eine gute Organisation habe zeitliche Sicherheitsreserven so eingebaut, dass sie bei Bedarf abgerufen werden könnten, nicht aber müssten. Bei einem nicht ganz optimalen Ablauf seien so Qualität und Scherheit immer gegeben, ebenso die Gewähr eines pünktlichen Projektabschlusses. Bei einem optimalen Ablauf eines Arbeitsprozesses würden dagegen der Aufwand geringer ausfallen, Zeit gewonnen und ein entsprechend effizienteres Resultat erreicht.

Arbeitsprozesse müssen verständlich formuliert sein und einer nachvollziehbaren Logik folgen.

Eine verantwortungsvolle Planung binde die einzelnen Verantwortlichen ein und statte diese mit eigenen Kompetenzen aus. Das sei besonders wichtig, um die sonst lähmende Bürokratie in Arbeitprozessen erst gar nicht aufkommen zu lassen. Mitarbeiterkompetenzen, respektive damit verbundene Eigenverantwortung fördere zudem Qualität und Effizienz in allen einzelnen Arbeitsschritten, erhöhe die Wertschätzung und den Respekt gegenüber der eigenen Arbeit und des gesamten Teams. Basis für dieses Vorgehen sei ein für alle Beteiligten verständlich formulierter Auftrag und logisch nachvollziehbare Leistungsmassstäbe.

Man muss alle Beteiligten zuerst verstehen, bevor man von ihnen verlangt, verstanden zu werden.

Nur Roboter würden auf Knopfdruck funktionieren. Dazu brauche es aber auch den richtigen Menschen am richtigen Ort, der schliesslich den richtigen Knopf drücke. Bei diesen Menschen müsse vorab verstanden werden, wie er funktioniere. Erst danach sei eine Verständigung über ein gemeinsames Vorgehen wirklich möglich. Das möge sich vielleicht etwas banal anhören. Es sei aber eine oft vernachlässigte Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Management ­– man könne es auch schulmeisterisch sagen: Man müsse miteinander reden, zuhören können, verstehen wollen. Erst so würde gute Zusammenarbeit und eine effiziente Realisation eines Projekts im Team möglich.

Wenn die Realisation eines Projekts gut organisiert ist, darf man auch von „schöner Arbeiten“ reden.

Ja, und man schlafe besser, sei anderntags wieder fit und guter Laune – lacht Irene Aeppli und fügt hinzu – am Schluss zähle doch nur, dass eine Arbeit gut gemacht und pünktlich abgeliefert würde. Zum Bonus gehöre aber, dass diese Arbeit auch Freude gemacht habe, und zwar allen Beteiligten … und dass auch der Kunde von dieser Freude etwas mitbekomme. Sich gut organisieren, sei übrigens keine Wissenschaft, dazu brauche es gesunden Menschenverstand, eine positive Arbeitseinstellung und etwas sportlichen Ehrgeiz. Dazu müsse man ein klares Arbeitsbriefing formulieren und komplexe Gegebenheiten einfach und verständlich darlegen können. Für das Team sei man nicht nur Auftraggeber und Controller, man sei in erster Linie als Ansprechpartner die Bezugsperson, die auch dann hinter den Leuten stehe, wenn einmal etwas nicht nach Plan laufe.